檔案密集柜資料整理竅門

密集柜的采用提高了資料儲藏量，延長了檔案資料的保存使用壽命，提高工作效率和庫房管理水平。檔案庫房管理工作是檔案工作中的一項最基礎的工作，包括檔案的上架排放、清點統計、調卷歸卷、安全管理以及衛生保潔等等。下面就請北京密集柜廠家-智英偉業發熱張工來給我們簡要說明一下檔案密集柜資料整理竅門有哪些？

   預排歸卷法。利用者查閱完檔案后，一般由文檔服務部門集中歸還檔案庫房，往往數量比較多，且歸還時各全宗、目錄檔案也會無序排列。如果按此用歸卷車在庫房內進行歸卷，往往要在庫房內走來走去，多跑很多冤枉路，耗費很長時間。這時可以采用“預排歸卷法”，即在核對接收檔案準確后，先將所歸檔案按照庫房存放檔案的全宗、目錄、案卷號順序排列并擺放在歸卷車上，然后按照順序環繞庫房一周，即可快速歸完所有檔案，既省時又省力，還可避免檔案發生遺漏。

    三指清點法。為確保檔案的完整安全及有序管理，需要定期對所有檔案進行清點檢查。經過嘗試，可采用一次清點三卷的方法，即“三指清點法”：清點檔案時，兩眼平視，同時用食指、中指、無名指按照卷號順序分別指向所點檔案，一次清點 3 卷，依次進行。使用三指清點檔案時眼睛可以聚在三指位置上，長時間清點不會頭暈眼花，而且快速準確。

    保密檔案兩步審核法。在同卷檔案中，可能存在密級文件和開放文件。對此，可采用“兩步審核法”，即收到調卷信息后，先通過檢索文件級目錄，根據劃分的等級和標注的“顏色”

(管理系統中已進行標注)審核；如不明確，再翻閱卷內目錄及文件進一步審核，確定是否能夠提供，從而確保提供調閱檔案不失密泄密。

   案卷散頁檢查法。由于整理不規范等原因，有的檔案存在著散頁現象，調閱過程中容易發生丟失，如果逐頁翻查速度又太慢�？刹捎谩鞍妇砩㈨摍z查法”，即打開案卷后，用手指捏住卷脊，稍稍高于桌面，輕輕抖動，如果發現散頁，及時處理。

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