密集柜檔案的分類上架法

密集柜檔案庫房內收藏著大量的有參考價值和保存價值的珍貴文獻資料，其內部空間的環境直接影響著企業檔案文件的質量及保管的安全性。密集柜檔案庫房管理工作主要是維護秩序與保護實體兩個基本方面，是檔案實體保管工作的主要體現形式，是將已整理好的檔案資料存入庫房，并按照相應的類別進行分類上架排放，對庫房現存檔案資料進行日常性的維護、利用、保護等管理性工作。今天就請北京密集柜廠家-智英偉業發熱張工來給我們簡要介紹一下密集柜檔案的分類上架排放的箱式排架法。

箱式排架法是與順序號排架法比較接近但相對簡單的排架方法，是把庫房密集柜書架的每一格看成是一個箱子，只要知道某本書在哪個“箱子”里，就可以找到該書。簡單的講，這個箱子的號就和順序號是一樣，被貼上了標簽。而這種排架的順序號沒有那么多，因為我們把同一個箱子里的書設置成一個順序號，這樣在庫房密集柜書架里書的索書號就有相同的。 具體做法是，先對進入庫房密集柜書架的圖書通過典藏系統進行清點，更改館藏到庫房密集柜書架，和順序號的做法相同，同時給庫房密集柜書架的每一格書架按順序進行編號，這每一格的號碼相當于 “箱子” 的編號，也和順序號類似，如 16 – 2 代表第 16 架第 2 格。

然后對裝入該格內的圖書在書目數據庫中進行回溯修改，修改方法與順序號排架法相同，只是將順序號換成 “箱號” 就可以了。 當要查找這本書時，就通過書目數據庫檢索其所在 “箱子” 的編號進行索取。 那么該格子里能放多少書，是由書的厚度來決定的。箱式排架法的優點，能充分利用書架空間、 免倒架及上架方便，同時這一排架方法還有兩個明顯的優點。 ①、給 “激活” 圖書提供了方便，當某書被借出后歸還回來時，如發現該書尚有較大使用價值，即可通過回溯修改及重新典藏，將該書調回開架書庫而不存在空順序號，這就和順序號不一樣。 ②、日后對庫房密集柜書架的書進行剔舊和對空出的空間進行圖書補充也相對容易，當需要對庫房密集柜書架進行剔舊時，可以按正常方法進行剔舊而不存在空順序號。