密集柜在檔案管理中的重要作用

從檔案永久安全保存的要求出發看,檔案離不開檔案裝具,就象人離不開衣服一樣。檔案包裝就象人的內衣,檔案柜架就相當于人的外衣。檔案裝具擁有編碼,就象人有身份證一樣,沒有編碼的裝具不能稱為嚴格意義上的檔案裝具。以上簡單的分類可以看出,檔案裝具多種多樣,不同的裝具適用于不同檔案,滿足不同的功能需求,發揮著不同的重要作用。下面就請北京密集柜廠家-智英偉業發熱張工來給我們具體說明一下密集柜在檔案管理中的重要作用。

從事檔案工作的人都知道,要到找到一份檔案,必須先要找到這份檔案所在的柜架,再找至它所在的卷(盒)或存放它的檔案袋,才能找到我們所要尋找的檔案。這一常識告訴我們,檔案裝具是檔案管理的基本工具,廣泛用于檔案的整理、保管和利用等基礎性工作�？梢院敛豢鋸埖卣f,離開了檔案裝具,我們寸步難行。這是為什么呢?

檔案管理同樣是一種科學的管理工作。管理的基礎就是有序化,使檔案有序化的基本方法則是進行編碼。這涉及幾個方面的問題。

一方面,從檔案工作的原則要求上說,檔案工作者絕不能隨意在檔案上進行后天的信息標注,如在檔案上增加文字、數字。

另一方面,在實際工作中隨意在檔案上進行編注,由于缺乏科學規劃、技術驗證和標準規范,在編注的方式、位置、使用材料等方面具有很大的隨意性,甚至同一頁檔案上編注有多組編號,造成檔案管理上的混亂甚至檔案損毀。常見的現象有檔號印章擴散造成檔案污染、檔案號覆蓋檔案自身信息、重復雜亂的編號等。嚴格來說,這都應該認為是對檔案的人為損壞。

以此來看,隨意在檔案上編寫檔號等管理信息是不科學的,也是不允許的。這就與檔案有序管理的要求形成了矛盾。實踐中,檔案工作者通過在密集柜上編碼結合裝具內目錄巧妙地解決了這一難題。原因就在于雖然檔案不宜多次反復編注,但密集柜則可以。因此,檔案裝具是對檔案進行有序管理的重要手段。

對檔案裝具進行檔案號碼編識,甚至運用條形碼、二維條形碼、射頻碼等現代信息技術進行編碼,不僅能夠有效提高檔案管理的效率和水平,更有確保檔案的安全、完整、管理追查的重要手段。