檔案密集柜資料整理方法

檔案庫房管理工作是檔案工作中的一項最基礎的工作，包括檔案的上架排放、清點統計、調卷歸卷、安全管理以及衛生保潔等等。下面就請北京密集柜廠家-智英偉業發熱張工來給我們具體說明一下檔案密集架資料整理方法，使工作更加心得應手，提高工作效率和庫房管理水平。

 上松下滿裝卷法。檔案庫房內密集柜一般有六層的高度，通常在調閱檔案時，下面較低的五格檔案可以比較方便地抽取。由于上端較高，如果檔案排放較密較緊；那么調取時會費時費力，使用腳架又會影響調卷的速度，因此在密集柜排放檔案時應采取“上端松散”的方法，即密集柜上端格排放檔案數量要比下面的要少，這樣調歸卷時就會省時省力，有效的解決調歸卷困難的問題。

  檔案排列取齊法。在接收檔案上架時，通常將檔案外齊整理，為使檔案排列整齊美觀，我們采用“檔案排列取齊法”，即一格內所有檔案上架后，可先凸出一定的距離，然后取出此格的最后一卷或一盒，作為取齊板，雙手平握，與上架檔案呈“十”字形，然后用這卷或這盒檔案輕輕將上架檔案內推至要求位置，再放入最后這一卷或一盒。使用這種方法，既可以就地取材，又可快速取齊整格檔案，方便有效。

  左抽右取調卷法。在檔案歸卷時，面對排列整齊的檔案，需要根據檔號上下左右查看檔案的順序，若每一卷都根據調卷單上的存放位置進行歸還，更浪費時間。運用“左抽右取”的調卷方法之后，就能夠準確判斷出此案卷所在的位置：調卷時將所調檔案左側的一卷抽出 5cm 左右。歸還時站在密集柜外側便可看到抽出的檔案，立即確定歸還檔案的位置，從而確�？焖贉蚀_地進行檔案的歸位，同時，這樣做還可以在日常庫房檢查時對是否歸檔起到提醒作用。此方法適用于以“卷”為單位整理的檔案。

  盒裝檔案倒置法。立卷改革以后，要求檔案以“件”為單位進行整理、裝盒保管，這部分檔案在調閱過程中，可以采取“盒裝檔案倒置法”，即將調出檔案所在的檔案盒反過來放置，在檔案歸盒時利用檔案盒盒脊兩面的明顯不同，迅速確定調出檔案所存放盒的位置，減少歸卷時還要查找盒號、件號的繁瑣，從而達到快速準確的目的。